E-Mail mit Betreff „Fehlt noch der Beleg …“ geht unter. Dokumentenanfragen in AvoTax strukturieren den Austausch zwischen Mandant und Kanzlei: Jede Rückfrage ist einem Vorgang zugeordnet, hat einen klaren Status und landet nicht in der allgemeinen Inbox. So schließen Sie Lücken schneller und halten den gemeinsamen Vollständigkeitsstand aktuell.
Bitte Rechnung oder Bestellbestätigung hochladen — Position Büromaterial (Demo).Beleg zu Lieferant (Demo) — 847,23 € vom 12.03.
Wann Dokumentenanfragen sinnvoll sind
Typische Situationen:
- Fehlender Beleg zu einer konkreten Banktransaktion
- Unklare Buchung — Betrag passt, Inhalt unklar (Software, Reise, Bewirtung)
- Nachfrage aus Lückenliste — Kanzlei sieht offenen Punkt und fordert gezielt Nachschub an
- Fristnahe Klärung — vor USt- oder Jahresabschluss restliche Positionen abarbeiten
Anfragen ersetzen nicht die steuerliche Beratung, sondern die Unterlagenebene: Wer liefert welchen Nachweis bis wann?
Ablauf für Steuerkanzleien
- Mandant und Zeitraum prüfen — Im richtigen Mandanten arbeiten (Mandantenwechsel).
- Vorgang wählen — Transaktion oder erkannte Lücke als Ausgangspunkt.
- Anfrage anlegen — Kurzer Titel, präzise Notiz (Betrag, Datum, Verwendungszweck), optional Frist.
- Status verfolgen — Offen → beantwortet → geschlossen.
- Nach Lieferung prüfen — Beleg zuordnen, Lücke schließt sich, Anfrage abschließen.
Gute Anfragen formulieren
- Konkret: „Beleg zu Amazon 847,23 € vom 12.03.“ statt „Bitte Belege schicken.“
- Eine Sache pro Anfrage — schneller zu bearbeiten als Sammel-Mails.
- Frist setzen, wenn steuerliche Termine nahen.
Ablauf für Mandanten (Unternehmen & Privat)
- Aufgaben / Anfragen öffnen — Offene Punkte sind dort gebündelt (Menü je nach Version: Aufgaben, Benachrichtigungen oder Transaktionsdetail).
- Kontext lesen — Welche Transaktion, welcher Betrag, welche Notiz der Kanzlei?
- Beleg liefern — Upload, Scan (Kamera) oder Verknüpfung eines vorhandenen Belegs.
- Optional kurz kommentieren — z. B. „ privat“ oder „Reisekosten Projekt X“.
- Abschluss abwarten — Kanzlei prüft und schließt die Anfrage.
Mandanten profitieren, weil jede Anfrage einen klaren Abschluss hat — kein Rätselraten, ob die Mail angekommen ist.
Status und Workflow
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Offen | Kanzlei wartet auf Unterlage oder Klärung |
| Beantwortet | Mandant hat reagiert (Beleg oder Hinweis) |
| Geschlossen | Geprüft und erledigt |
| Storniert | Anfrage entfällt (z. B. Doppelanfrage) |
Der Status ist für beide Seiten sichtbar — Grundlage für den Vollständigkeits-Score und weniger Nachhaken per Telefon.
Verbindung zu Lücken und Matching
Dokumentenanfragen hängen oft an offenen Lücken (Details): Sobald der Beleg geliefert und per Matching verknüpft ist, verschwindet der zugrunde liegende Hinweis. Der Kreislauf ist: erkennen → anfragen → liefern → zuordnen → prüfen.
FAQ
Braucht mein Steuerberater einen speziellen Zugang? Ja — Einladung mit passender Rolle, damit er Anfragen stellen und den Mandantenstand sehen kann.
Was, wenn der Mandant nicht reagiert? Erinnerung außerhalb oder erneute Anfrage mit Frist; der offene Status bleibt im System sichtbar.
Kann ich als Mandant selbst eine Klärungsanfrage stellen? Je nach Version können Mandanten Rückfragen initiieren oder Notizen hinterlegen — Kernfall ist die Kanzlei → Mandant-Anfrage.
Nächste Schritte
Steuerberater einladen · Offene Lücken · Berichte exportieren. Anmelden.