AvoTax ist für Multimandanten gebaut: Ein Login, mehrere strikt getrennte Welten — etwa Privathaushalt, Freiberufler-Mandant und operative GmbH. Jeder Mandant hat einen eigenen Vollständigkeitsstand: Belege, Bankdaten und offene Lücken werden mandantenbezogen erkannt, nicht vermischt.
Aktiver Mandant bestimmt Score, Belege und Bankumsätze in dieser Session.
Warum Privat und Geschäft trennen?
Steuerliche Klarheit
Betriebsausgaben müssen dem Betrieb zugeordnet sein. Private Lebensführung, Hobby oder Familienausgaben gehören nicht in die GmbH-Buchhaltung. Vermischung führt zu Rückfragen, Korrekturen und im Extremfall zu Schätzungen durch die Finanzverwaltung.
Vorsteuer und Belege
Nur mit ordnungsgemäßen, betrieblichen Belegen und klarer Zuordnung ist der Vorsteuerabzug sicher. Ein privater Einkauf, der im Geschäftsmandanten landet, erzeugt Aufwand beim Belegmatching und beim Steuerberater.
Haftung und Transparenz
Gesellschafter und Geschäftspartner erwarten, dass die GmbH-Mandantendaten nicht private Urlaubsbuchungen enthalten. Multimandanten in AvoTax schaffen diese Grenze technisch.
Ein Mandant pro Kontext
Empfohlenes Modell – je Kontext ein eigener Mandant in AvoTax:
- Privathaushalt – z. B. „Privat Müller“
- Einzelunternehmen / Freiberuf – z. B. „Müller Consulting“
- Kapitalgesellschaft – z. B. „Muster GmbH“
Anlegen und Wechseln: Mandant anlegen und wechseln.
Was nicht in einen Mandanten gehört
- Private Supermarkteinkäufe im GmbH-Mandanten (außer nachweislich betrieblich, z. B. Bewirtung mit Dokumentation)
- Firmenwagen-Leasing in „Privat“, wenn es 100 % betrieblich ist
- Gemischte Konten ohne Aufteilung – besser trennen oder Aufteilungsregeln mit Kanzlei klären
Bank, Import und Belege pro Mandant
Jeder Mandant sollte seine eigenen Bankverbindungen und CSV-Importe haben. Importieren Sie Geschäftskonto-CSV nur in den Geschäftsmandanten. Privatkonto nur privat.
Belege erfassen Sie nach dem Wechsel im Dropdown – vor dem Kamera-Scan kurz prüfen, welcher Mandant aktiv ist. Ein Bon vom Wochenendeinkauf gehört nicht in die UG, es sei denn, es handelt sich um einen dokumentierten Geschäftsvorfall.
Kategorien und Berichte
Kategorien sind mandantenspezifisch. Private Kategorien („Miete privat“, „Kindergarten“) sollten nicht die Struktur der GmbH spiegeln, es sei denn, Sie wollen bewusst parallel führen.
Berichte exportieren Sie pro Mandant. Ein Gesamt-„Alles-Excel“ aus beiden Welten verwischt die Grenze wieder.
Steuerberater und Zugriff
Laden Sie die Kanzlei nur für die Mandanten ein, die sie betreut. Der private Haushalt bleibt außen vor, sofern keine private Steuererklärung über dieselbe Plattform laufen soll – dann eigene Rolle und klare Abstimmung.
Alltag: Disziplin ohne Burnout
- Morgens oder vor Büroarbeit: Mandant auf Geschäft stellen.
- Beleg sofort scannen im richtigen Mandanten.
- Freitags 20 Minuten: Matching und Kategorien je Mandant.
- Kein „später sortieren“ über Monatsgrenzen hinaus – der Aufwand explodiert.
Gemischt genutzte Gegenstände
Handy, Homeoffice, Auto: oft gemischt genutzt. Die steuerliche Aufteilung ist Sache der Kanzlei; in AvoTax dokumentieren Sie die tatsächliche Buchung und Kategorie entsprechend dem vereinbarten Schlüssel.
FAQ
Reicht ein Mandant mit Tags? Tags ersetzen keine harte Trennung, wenn Bank und Belege dieselbe Liste teilen. Für Privat/Geschäft sind separate Mandanten robuster.
Ich bin Einzelunternehmer mit einem Konto – trotzdem zwei Mandanten? Optional: Ein Mandant reicht technisch, wenn Sie strikt trennen. Zwei Mandanten helfen, wenn Sie dasselbe Konto nicht für Privates missbrauchen wollen – besser separates Konto eröffnen.
Kann ich Daten zwischen Mandanten verschieben? Wenn die Funktion existiert, nur mit Vorsicht und Audit-Spur; Fehlbuchungen korrigieren oft manuell mit Steuerberater.
Freelancer mit einem Rechtsträger
Auch ohne GmbH lohnt die Trennung: Privatmandant für Haushalt und Altersvorsorge, Geschäftsmandant für Einnahmen aus Honorarrechnungen. Wer alles auf ein Privatkonto lässt, muss jede Buchung konsequent kategorisieren – fehleranfällig. Ein separates Geschäftskonto plus eigener Mandant in AvoTax ist die robustere Lösung und wird von Banken für Einzelunternehmer oft günstig angeboten.
Holding und Tochtergesellschaften
Konzernstrukturen mit mehreren Gesellschaften sollten nie in einem einzigen Mandanten „zusammengequetscht“ werden. Jede Gesellschaft ist eigenständig bilanz- und steuerpflichtig. Der Mandantenwechsel in AvoTax ersetzt nicht die konsolidierte Konzernbuchhaltung, erleichtert aber die operative Erfassung je Gesellschaft.
Privatentnahmen und Gesellschafterdarlehen
Vorgänge zwischen Gesellschaft und Gesellschafter (Entnahmen, Einlagen, Darlehen) gehören in den Geschäftsmandanten mit klarer Kategorie und Beleg – nicht in den Privatmandanten, außer es handelt sich um eine reine Privattransaktion ohne Bezug zur Gesellschaft. Fehlzuordnungen hier sind klassische Prüfungsthemen. Dokumentieren Sie Beschlüsse und Verträge als PDF-Anhang zum passenden Bankumsatz.
Gemeinsame Ehepartner und Familienunternehmen
Auch in Familienbetrieben gilt: wer privat einkauft, bucht im Privatmandanten; wer mit Firmenkarte zahlt, im Geschäftsmandanten. Die gemeinsame Nutzung eines AvoTax-Logins ist möglich, die Mandantentrennung ersetzt aber nicht die inhaltliche Zuordnung jeder einzelnen Buchung.
Nächste Schritte
Mandanten anlegen, Importe trennen, Workflow mit Kanzlei abstimmen. Registrierung, Login, Plattform. Datenschutz: Datenschutz, Impressum, Konto löschen.